הזמנות רכש
מחזור חיי הזמנת רכש
מחזור חיי הזמנת רכש (Purchase Order Lifecycle) הוא כל המסלול שהזמנה עוברת: יצירה, אישור פנימי, שליחה לספק, אישור מהספק, ניהול תאריכים, משלוח, קבלה והתאמת חשבונית. רוב תוכנות הרכש מכסות היטב את ההתחלה ואת הסוף - ומשאירות את כל האמצע לעבודה ידנית.
ידוע גם כ: מחזור חיי הזמנת רכש, PO Lifecycle
השלבים - ואיפה האוטומציה באמת נעצרת
כשמניחים את שלבי מחזור החיים מול הכלים שקיימים בשוק, מתגלה תמונה עקבית מאוד.
- דרישת רכש ואישורים - אוטומטי לגמרי, ב-ERP ובמערכות Source-to-Pay.
- יצירת ההזמנה - אוטומטי, נוצר מה-MRP או מדרישת רכש.
- שליחה לספק - חלקית. בפועל, לרוב מייל שאדם שולח.
- אישור מהספק - ידני כמעט תמיד. הקניין מחכה, מזכיר, וקורא את התשובה.
- ניהול תאריכים - ידני. כל שינוי הוא מייל שצריך לפענח ולהקליד מחדש.
- הודעת משלוח - אוטומטי רק אצל ספקים עם EDI.
- קבלת סחורה - אוטומטי, במחסן.
- התאמת חשבונית - אוטומטי, בכלי אוטומציה של הנהלת חשבונות.
למה האמצע נשאר ידני
שלבים 1, 2, 7 ו-8 קורים כולם בתוך המערכות שלכם. שם אוטומציה היא בעיקר עניין של הגדרות. שלבים 4 ו-5 דורשים משהו אחר לגמרי: שיחה עם גורם חיצוני, שיש לו מערכות משלו, הרגלים משלו ואינטרסים משלו.
זו בעיה קשה בהרבה, ועד לא מזמן היו לה רק שני פתרונות: לכפות על הספק פורטל, או לבנות איתו EDI. שניהם עובדים עבור ספקים גדולים, ושניהם לא מתאימים לספקים הקטנים והבינוניים. ספקים קטנים ובינוניים לא ישתפו פעולה עם פורטלים ייעודיים ולא ישקיעו בחיבור טכנולוגי מורכב. וזו הסיבה שהתקשורת מולם נשארת ידנית ומכבידה בדיוק בשלבים המרכזיים של התהליך.
איך Evolinq מטפלת בזה
Evolinq מבצעת אוטומציה בדיוק לחלק הזה בתהליך: שליחה לספק, קבלת אישור וניהול תאריכים - מול כל הספקים, לא רק מול הגדולים.
שאלות נפוצות
מהם שלבי מחזור חיי הזמנת רכש?
דרישת רכש ואישורים, יצירת ההזמנה, שליחה לספק, אישור מהספק, ניהול תאריך האספקה, הודעת משלוח, קבלת סחורה והתאמת חשבונית. האוטומציה בשלה בשני הקצוות - ודלה מאוד באמצע.
איזה חלק במחזור חיי ההזמנה הכי פחות אוטומטי?
אישור ההזמנה וניהול התאריכים. שניהם דורשים שיחה עם גורם חיצוני, ולא רק הגדרה במערכת פנימית - והפתרונות שהיו קיימים עד היום, פורטלים ו-EDI, תמיד כיסו רק את הספקים הגדולים.