הזמנות רכש
אישור הזמנת רכש
אישור הזמנת רכש הוא תגובה רשמית של ספק להזמנת רכש, המאשרת קבלה ומציינת את התנאים שבהם הוא באמת יעמוד — כמויות, מחירים ותאריכי אספקה. זה חשוב כי התנאים המאושרים, לא התנאים המוזמנים, הם מה שהספק התחייב אליו.
ידוע גם כ: אישור הזמנה, POA, אישור הזמנת רכש
למה האישור הוא ההתחייבות האמיתית
הזמנת רכש היא בקשה. אישור הוא התחייבות. הפער ביניהם הוא המקום שממנו נובעות רוב בעיות האספקה הניתנות למניעה.
ספק עשוי לקבל את ההזמנה אך לשנות את התאריך, לאשר כמות קטנה יותר, לפצל את השורה בין שני משלוחים, להחליף גרסת חלק, או להחיל מחיר שונה. כל אחד מאלה הוא שינוי במה שהארגון הרוכש באמת עתיד לקבל, וכל אחד קל לפספס כשהאישור מגיע כמשפט במייל.
אם ה‑ERP עדיין מחזיק את התאריך המבוקש אחרי שהספק אישר תאריך מאוחר יותר, אז כל תוכנית בהמשך שנבנתה על אותו תאריך שגויה — ואף אחד עדיין לא יודע את זה.
דפוסי כשל נפוצים
ארבעה דפוסים מסבירים את רוב בעיות האישור.
- אין אישור בכלל, ואף אחד לא שם לב כי אין דוח חריגים עבור שתיקה.
- אישור שונה מההזמנה, מתקבל באופן משתמע כי אף אחד לא השווה את השניים שורה אחר שורה.
- אישור שהתקבל והובן על ידי הקניין, אך אף פעם לא הוזן ל‑ERP.
- תאריך שאושר פעם אחת ואף פעם לא אושר מחדש, כך שתזוזה מאוחרת יותר עוברת בלי להתגלות עד לקבלה.
איך Evolinq מטפלת בזה
Evolinq מחלצת אישורים ממייל ספקים בטקסט חופשי, משווה אותם שורה אחר שורה מול ההזמנה, וכותבת את התנאים המאושרים חזרה — כך שה‑ERP מחזיק את ההתחייבות ולא את הבקשה.
שאלות נפוצות
מהו אישור הזמנת רכש?
אישור הזמנת רכש הוא התגובה הרשמית של הספק להזמנה, המאשרת קבלה ומציינת את הכמויות, המחירים והתאריכים שבהם הוא באמת יעמוד. מכיוון שהתנאים האלה יכולים להיות שונים מאלה שהוזמנו, האישור — לא ההזמנה — מגדיר את מה שהקניין צריך לצפות לו.
מה ההבדל בין הזמנת רכש לאישור הזמנת רכש?
הזמנת רכש היא הבקשה של הקונה. אישור הזמנת רכש הוא ההתחייבות של הספק בתגובה. הם לעיתים קרובות לא זהים, וההבדל — תאריך שזז, כמות חלקית, מחיר מתוקן — הוא מה שהתכנון בהמשך צריך לשקף.
ב‑EDI, איזו עסקה היא אישור הזמנת רכש?
ב‑ANSI X12, הזמנת הרכש היא 850 והאישור הוא 855. ב‑EDIFACT המקבילות הן ORDERS ו‑ORDRSP. ספקים ללא EDI שולחים את אותו מידע כמייל בטקסט חופשי או מסמך מצורף.