כיצד RH יצרה תהליכי רכש אוטונומים באמצעות סוכני ה-AI של אבולינק
Noam Shakuri
תקציר מנהלים
קבוצת RH, אחת מקבלניות המשנה הגדולות בישראל בייצור אלקטרוניקה, יצרה מהפכה בפעילות הרכש שלה על ידי פריסת סוכני AI שמפעילים אוטומציה של תקשורת עם ספקים.
האתגר: תהליכים ידניים דרשו 3 ימים להפצת הזמנות רכש ליותר מ-1,000 ספקים, עם שעות שהושקעו בהזנת תגובות למערכת ה-ERP שלהם.
הפתרון: סוכני ה-AI האוטונומיים של Evolinq פועלים בתוך זרימות העבודה הקיימות של המייל, קוראים תגובות ספקים בכל פורמט (Excel, PDF, טקסט) ומעדכנים אוטומטית את מערכת ה-ERP.
התוצאות: זמן הפצה של הזמנות מופחתת מימים שלמים לדקה אחת, יותר מ-25,000 שורות הזמנת רכש מופעלות אוטומטית, התראות סיכונים פרואקטיביות 2-3 שבועות לפני תאריכי האספקה, הפחתת מחסורים ועיכובים, קיצור זמן מחזור הזמנות הרכש, הפחתת מלאי עודף, ואפס הפרעות לשיטות העבודה של הספקים. המערכת הוטמעה תוך ימים בודדים ללא צורך באינטגרציה של ERP, המערכת הפכה צוות רכש של 35 אנשים מהזנת נתונים פקידותית לניהול ספקים אסטרטגי. עם Evolinq, קבוצת RH מפעילה כעת בעיקר פונקציית רכש אסטרטגית, עם שרשרת אספקה שלא רק מתנהלת בצורה אוטונומית אלא גם גמישה וזריזה בתגובה להפרעות ברכש ושרשרת האספקה.
כשתהליכים ידניים אינם יכולים לעמוד בקצב הצמיחה
RH היא אחת מקבלניות המשנה הגדולות בישראל עם למעלה מ-40 שנות ניסיון בתעשיית ייצור האלקטרוניקה. החברה מנהלת רשת מורכבת של למעלה מ-1,000 ספקים ברחבי ישראל, רומניה וארצות הברית. צוות הרכש שלהם עובד עם יותר מ-15,000 מק"טים שונים, עם 25,000 שורות הזמנת רכש פעילות בכל רגע נתון.
הכמות העוצמה של שורות ההזמנה הייתה מאתגרת כל מחלקת רכש. אבל עבור RH, צוואר הבקבוק האמיתי לא היה הנפח - אלא האופן שבו הם ניהלו אותו.
"הצוות היה מתוסכל מאוד מתהליך ההפצה כולו", נזכרת אריקה אבליס, מנהלת הרכש המפקחת על 35 קניינים תפעוליים, קניינים אסטרטגיים ומחלקת ייבוא/יצוא. "עבור פרויקטים גדולים, זה היה לוקח בערך שלושה ימים של עבודה ידנית."
לוח הזמנים הזה של שלושה ימים - זה היה רק עבור הפצת הזמנות הרכש לספקים. הקניין היה מעתיק ידנית שורות הזמנה מקבצי אקסל לכל ספק ומדביק אותן במיילים בודדים. ואז הגיע השלב הבא: איסוף תגובות הספקים, קריאת כל אחת מהן, הזנה ידנית של תאריכי האספקה למערכת ה-ERP שלהם ומעקב אחר בעיות ומקרים חריגים.
ההשלכות היו חמורות:
- טעויות אנוש: הזנת נתונים ידנית לכ-7,000 שורות הזמנה לכל קניין יצרה טעויות אנוש בלתי נמנעות - תאריכים שגויים, מיילים שהוחמצו, בעיות שהתפספסו
- אפס ויזביליות על תהליכים: בעיות צצו ברגע האחרון, לעתים קרובות ביום האספקה, כשהיה כבר מאוחר מדי למצוא ספקים חלופיים
- סיכון להפסקת ייצור: עבור RH שבה 70% מהעלויות מול הספקים קשורות לרכש, אפילו רכיב בודד חסר עלול לעצור קווי ייצור שלמים
- שחיקה בצוות: קניינים מיומנים בתחום הרכש בילו ימים בעבודה פקידותית במקום בניהול האסטרטגי של הספקים
- תקשורת לא עקבית עם ספקים: לכל קניין היה פורמט דוח וסגנון תקשורת משלו, מה שיצר בלבול עבור הספקים
עבור חברות שעובדות עם ספקי מקור יחיד (Single-Source) לרכיבים קריטיים, הסיכון היה עוד יותר גבוה. "אם הזמנה לא מגיעה, ברוב המקרים אין לנו מקום אחר להשיג את המלאי", מסבירה אריקה. "זה עלול להוביל להפסקות ייצור, ואף לקנסות אצל חלק מהלקוחות."
RH Electronics מנהלת למעלה מ-15,000 מק"טים שונים עם 25,000 שורות הזמנת רכש פעילות - כאשר "אפילו רכיב בודד חסר עלול לעצור קווי ייצור שלמים"
רכש אוטונומי: מה ש-RH Electronics הייתה צריכה
שירי אשטון, ראש צוות רכש תפעולי עם 20 שנות ניסיון ברכש, ראתה טכנולוגיות רכש שונות באות ונעלמות. כשהצטרפה ל-RH, היא ציפתה לאותם תהליכים ידניים שנתקלה בהם במקומות אחרים.
במקום זאת, היא גילתה תרבות ארגונית המחויבת לחדשנות. "הגעתי ל-RH והבנתי שיש כאן עבודה שונה ממה שאני מכירה", היא מציינת. "עבודה מתקדמת יותר, חדשנית ומודרנית יותר, וזה מייעל את העבודה באופן משמעותי".
אבל אפילו עם חשיבה חדשנית זו, צוות הרכש עמד בפני אתגר מהותי: איך הופכים את התקשורת עם הספקים לאוטומטית כאשר ספקים משתמשים בפורמטים, סגנונות תקשורת ושיטות עבודה שונות?
פורטלי ספקים מסורתיים של ספקים דורשים:
- אינטגרציות ERP מורכבות (חודשים של עבודת IT)
- אילוץ ספקים לאמץ פלטפורמות חדשות
- פורמטים סטנדרטיים של הזנת נתונים
- שינויים משמעותיים בשיטות העבודה
RH הייתה זקוקה למשהו שונה - פתרון שיכול לעבוד בתוך ערוצי התקשורת הקיימים: מיילים, קבצי אקסל, אפילו קבצי PDF מבלי לדרוש מספקים לשנות כלום בדרך העבודה שלהם.
כפי שאמר המנכ"ל אמיר אליהו, היכולת להכניס כלי AI לפעילות הרכש תספק יתרון ייחודי במתן שירות טובות יותר ללקוחות. כאשר רכש מייצג 70% מהוצאות החברה, זה לא היה רק בשביל יעילות - זו הייתה עדיפות אסטרטגית.
הזנת נתונים ידנית לכ-7,000 שורות הזמנה לכל קניין יצרה טעויות אנוש בלתי נמנעות - תאריכים שגויים, מיילים שהוחמצו, בעיות שהתפספסו
הטמעת Evolinq: סוכני AI אוטונומיים בפעולה
RH הקצתה חודש להטמעה. בפועל? לקחו רק ימים בודדים להטמעה מלאה.
"אני חייבת לומר, הרגשתי שהם עובדים רק בשבילנו", נזכרת אריקה. "הזמינות הייתה מיידית, ויחד עברנו על כל הבעיות והתאמנו הכל לצורכי הארגון."
מה שהפך את ההטעמה לכל כך מהירה הייתה הגישה של Evolinq: סוכני AI אוטונומיים הפועלים בשיטות העבודה הקיימות במקום להחליף אותן.
כיצד פועלים סוכני רכש מבוססי AI
במקום לכפות פורטל ספקים חדש, סוכני הAI של Evolinq חיקו את אופן פעולתם של קניינים אנושיים בתחום הרכש:
- הפצה אוטומטית: באופן אוטונומי, המערכת מפיצה אוטומטית שורות הזמנות רכש לספקים באמצעות המיילים - ובכך מחליפה את התהליכים הידניים.
- תקשורת חכמה: הסוכנים שולחים הודעות לספקים בפורמט סטנדרטי, תוך שמירה על עקביות בין כל צוות הרכש.
- טיפול בתגובות במגוון פורמטים: סוכני ה-AI קוראים את תגובות הספקים, בכל פורמט - בין אם הן מגיעות כקבצי Excel, קבצי PDF או טקסט חופשי במייל
- חילוץ נתונים חכם: המערכת מזהה אישורי אספקה, עיכובים, שינויי תמחור ובעיות חריגות ללא התערבות אנושית.
- עדכוני ERP אוטומטיים: הנתונים נטענים ישירות למערכת ה-ERP של RH, ובכך חוסכים את ההזנה הידנית של כל אחת מהשורות.
- התראות יזומות: כאשר ספקים מתריעים על עיכובים או בעיות בייצור, המערכת מודיעה מיד לקניינים ומשאירה להם זמן לטפל בבעיות.
החוויה מהצד של הספק? חלקה לגמרי.
"הספקים לא הרגישו בכלל את מערכת האבולינק", מדגישה אריקה. "מנקודת המבט שלהם, הם המשיכו לקבל מיילים מהצוות, מאותו קניין שעבד איתם. החוויה שלהם כספק הייתה חיובית מאוד."
זה היה קריטי. עם יותר מ-1,000 ספקים, שינויים בשיטות העבודה היו יוצרים התנגדות ועיכובים בהטמעה. במקום זאת, הספקים המשיכו בתהליכים הרגילים שלהם בעוד ש-RH קיבלה אוטומציה ונראות של מצב הרכש בזמן אמת.
תוצאות מדידות: מרכש ריאקטיבי לרכש פרואקטיבי
יעילות בזמני העבודה
לפני Evolinq:
- עבודה ידנית במשך ימים להפצת הזמנות רכש עבור פרויקטים גדולים
- שעות שהושקעו בהזנה ידנית של תגובות ספקים
- בדיקה ידנית של שורה אחרי שורה לכל אחת מתגובות הספקים
עם Evolinq:
- הפצה בלחיצה אחת לכל הספקים
- עיבוד אוטומטי של תגובות הספקים וטעינה ל-ERP
- סימון בעיות חריגות הדורשות תשומת לב אנושית
"זה שמיים וארץ", קובעת שירי. "בלי מערכת Evolinq, הייתה באמת עבודה סיזיפית - מתסכלת מאוד. היא נמשכת שעות ולפעמים ימים, תלוי בכמות השורות שיש לכל קניין"
עבור צוות הרכש התפעולי של RH, חסכון העבודה הידנית אפשר לקניינים להתמקד ב-5-10% משורות ההזמנה שקיימות בהן בעיות אמיתיות הדורשות התערבות אסטרטגית.
שיפורי ביצועי ספקים
בתוך חודשים מההטעמה, RH מדדה שינויים אמיתיים בהתנהגות הספקים:
- הפחתת מחסורים ועיכובים: הנראות הפרואקטיבית והמעקב האוטומטי הפחיתו משמעותית מחסורי רכיבים ועיכובי אספקה
- קיצור זמן מחזור הזמנות הרכש: האוטומציה של ההפצה ועיבוד התגובות קיצרה באופן דרמטי את מחזור הזמנת הרכש מימים לשעות
- הפחתת מלאי עודף: הנראות המשופרת לאישורי ספקים ולוחות זמנים אפשרה תכנון מלאי מדויק יותר, והפחיתה רמות מלאי עודף
- זמני אישור אספקה מהירים יותר: זמן התגובה הממוצע להזמנות רכש ראשוניות ירד משמעותית
- סטנדרט אספקה של 3 ימים: עבור דוחות תפ״י (אישורי אספקה של ספקים), RH מספקת כעת תגובות תוך שלושה ימים
- כאשר סוכני AI מסמנים מיד בעיות ושורות חריגות
- טיפול פרואקטיבי בבעיות: במקום לגלות עיכובים ביום האספקה, המערכת מתריעה לקניינים שבועות מראש כאשר ספקים מסמנים בעיות ייצור או שינויים בלוח הזמנים
- אופק תכנון מורחב: הרכש יכול כעת להפיץ דוחות המכסים תקופות של 6 חודשים במקום חודשיים בלבד, מה שנותן לספקים זמן תגובה רב יותר ומאפשר תכנון חומר טוב יותר
"מדדי המחלקה השתפרו משמעותית", מאשרת אריקה. "בין אם מדובר באישור תאריכי אספקה, איסוף חומרים או וידוא הגעות."
הפחתת סיכונים והמשכיות ייצור
עבור פעילות שבה מחסור ברכיבים יכול לעצור קווי ייצור שלמים, המעבר מניהול סיכונים ריאקטיבי לניהול סיכונים פרואקטיבי היה משמעותי.
סוכני ה-AI מספקים:
- נראות מיידית של עיכובים באספקה: פריטים המסומנים באדום בדוחות נותנים לקניינים 2-3 שבועות לאתר אלטרנטיבות
- מעקב אחר הזמנות שזמן האספקה שלהן עבר: צוות הרכש התפעולי נמדד על הזמנות במצב איחור (תאריך אספקה עבר). סוכני ה-AI מוודאים שפריטים אלה לא ייפלו בין הכיסאות
- תיאום עם המחסנים: הדשבורד מאפשר למנהלים לסנן את כל הפריטים לפי תאריכים ספציפיים, המאפשרים לצוותי המחסן לתעדף רכיבים קריטיים
"המערכת מאפשרת לי כמנהלת לפלטר את כל הפריטים שאמורים להגיע לפי תאריך מסוים ולמקד את צוותי המחסן בקבלת הפריטים הנדרשים", מסבירה אריקה. "אנחנו יכולים לנהל חומר בצורה נכונה יותר, זמן רב יותר מראש, ולא רק לראות את טווח החודשיים הקרובים אלא לראות רחוק יותר"
נראות ניהולית
עבור ההנהלה, הדשבורד של Evolinq שינה את ניהול הרכש - מבדיקות תקופתיות לתפעול בזמן אמת.
"בכל בוקר אני יכולה להגיע לעבודה, להיכנס לדשבורד של Evolinq ולראות את כל השורות שלא מתכנסות עבורי בצורה ממוקדת לפי הלקוח", מתארת אריקה. המדדים המרכזיים נגישים באופן מיידי:
- שורות המחולקות לפי קונה, לפי לקוח, לפי ספק, לפי פרויקט
- הזמנות לא מאושרות הדורשות מעקב
- הזמנות לפי טווחי תאריכים ספציפיים
- דירוג ספקים (אספקה בזמן לעומת אספקה מתעכבת)
- נתוני שימוש במערכת על ידי צוות הרכש
"אני יכולה לראות בכל רגע נתון שהמידע המוזן למערכת ה-ERP שלנו הוא המידע האמין ביותר", היא מוסיפה.
עבור שירי, הדשבורד פתר גם אתגרי ניהול הצוות: "אני לא צריכה לשאול הרבה שאלות. אני יכולה לבדוק: האם שלחת את ההזמנה? אני כבר רואה אם שלחת את זה או לא. אני יכולה לדעת אם העבודה בוצעה או לא ומתי."
השקיפות הועילה לכולם. מנהלים יכלו לזהות בעיות ללא "מיקרו-מנג'מנט". והמנהלים צברו ביטחון בדיוק נתוני הרכש שלהם.
מהפכה ברכש האסטרטגי שלך: מה אפשרי?
השינוי של RH משיטות עבודה ידניות לאוטומציה בלחיצה אחת מדגים מה סוכני רכש אוטונומיים יכולים להשיג כשהם מוטמעים בצורה חכמה.
"אם אתה עובד יחד עם מערכת בינה מלאכותית ואתה מפעיל חשיבה, אתה באמת מתפתח", מסכמת שירי. "ועבורנו כחברה ובתוך הצוות, זה עושה רק טוב, וזה דוחף אותנו קדימה בכמה צעדים ונותן לנו כלים לעבודה יעילה ומהירה."
עם Evolinq, קבוצת RH הפכה את תפקיד הרכש לפעילות בעיקר אסטרטגית. על ידי ביטול העבודה הפקידותית הידנית ואוטומציה של תקשורת עם ספקים, צוות הרכש מתמקד כעת ביחסי ספקים אסטרטגיים, משא ומתן ואופטימיזציה של שרשרת האספקה. סוכני ה-AI האוטונומיים הפכו את שרשרת האספקה של RH לא רק לאוטונומית אלא גם גמישה וזריזה בתגובה להפרעות. כאשר ספקים מסמנים עיכובים או בעיות ייצור, המערכת מתריעה מיד לצוות, ומאפשרת תגובה מהירה ואסטרטגיות מקור חלופיות. זריזות זו הוכחה כקריטית בסביבה שבה הפרעות בשרשרת האספקה יכולות לעצור קווי ייצור שלמים.
התוצאות מדברות בעד עצמן:
- 25,000+ שורות הזמנה מתופעלות בצורה אוטומטית
- 1,000+ ספקים מנוהלים ללא שינוי בשיטות העבודה
- זיהוי סיכונים פרואקטיבי שבועות לפני תאריכי האספקה
- הפחתת מחסורים ועיכובים באמצעות מעקב אוטומטי ומערכות התרעה מוקדמת
- קיצור זמן מחזור הזמנות הרכש מימים לשעות
- הפחתת מלאי עודף באמצעות נראות ותכנון משופרים
- התמקדות הצוות עברה מעבודה פקידותית לעבודה אסטרטגית
- שרשרת אספקה שהופכת לאוטונומית, גמישה וזריזה בתגובה להפרעות
ראו כיצד צוות הרכש שלכם יכול להשיג תוצאות דומות
סוכני ה-AI של Evolinq פועלים בשיטות העבודה הקיימות שלכם - ללא פורטלי ספקים, ללא הטמעה של חודשים, ללא שינויים בשיטות העבודה.
קבעו הדגמה כדי לראות איך נראית אוטומציה של תקשורת מול ספקים והוספת נראות לשרשרת האספקה בזמן אמת.
אודות RH
קבוצת RH היא אחת מקבלניות המשנה הגדולות בישראל בייצור אלקטרוניקה, עם למעלה מ-40 שנות ניסיון בתעשייה. RH מפעילה מתקנים בישראל, רומניה וארצות הברית, מנהלת פעולות רכש מורכבות מול למעלה מ-1,000 ספקים גלובליים בפרויקטים מגוונים של ייצור. מחויבותה של החברה לחדשנות תפעולית ומצוינות בשרשרת האספקה מניעה שיפור מתמיד ביעילות הרכש ובמתן שירות ללקוחות.